Lasst uns eine kleine Reise machen und hierbei die Wirkungsweise der Risikomatrix betrachten. Es geht darum im Rahmen der Planung mit potenziellen Gefahrenquellen professionell umzugehen. Wie das funktioniert, erzählt diese kleine Geschichte.
Während die Risiko-Liste alle potentielle Risiken und adäquate Gegenmaßnahmen dokumentiert, sollte man besonders gefährliche Risiken bereits im Vorfeld eliminieren. Den Unterschied zwischen Gegenmaßnahmen und Präventionen erläutert Teil 3 unserer kleinen Risiko-Trilogie.
Kurz gefasst: Projektrisiken frühzeitig zu erkennen und ihnen entgegenzuwirken ist das A und O eines erfolgreichen Projektmanagements. In diesem Beitrag lernt ihr eine hilfreiche Methode, mit der ihr Risiken eures Projektes effektiv erkennen und steuern könnt.
Grundlage eines erfolgreichen Risikomanagements ist es, alle denkbaren Risiken für ein Projekt überblicken und einschätzen zu können. Jedes Risiko wirkt sich auf eine oder mehrere Seiten des „magischen Dreiecks“ aus: Zeit, Kosten und Qualität. Um die Auswirkungen zu vermeiden oder weitestgehend im Griff zu halten, empfehlen wir euch, ein strukturiertes Risikomanagement zu etablieren.
In drei Schritten zur Risikobewertung
Um eine bewertete Übersicht aller Risiken zu bekommen, geht ihr die Risikoanalyse mit den folgenden 3 Schritten an:
- Benennen
Als erstes müssen alle möglichen Risiken erkannt werden – auch die mit einer geringen Eintrittswahrscheinlichkeit. Besser ihr seid durch die gründliche Analyse auf den unwahrscheinlichen Ernstfall vorbereitet, als dass ihr später im Projektablauf eine unschöne Überraschung erlebt. Eine hilfreiche Herangehensweise ist es, hierbei einfach einmal den Projektablaufplan [Link zum Beitrag] So habt ihr alle Aktivitäten auf einen Blick und könnt euch bei jeweils die Frage stellen, welches Risiko entstehen oder die Umsetzung der Aktivität gefährden könnte. - Beschreiben
Habt ihr ein Risiko identifiziert und benannt, beschreibt ihr im zweiten Schritt der Risikoanalyse den Fall, dass das Risiko tatsächlich eintritt – und welche Folgen dies mit sich bringen würde. Außerdem bestimmt ihr grob die Chancen, dass dieses Risiko tatsächlich eintritt. Daraus könnt ihr den nächsten Schritt ableiten, die Risikobewertung. - Bewerten
Ihr habt nun eine grobe Vorstellung davon, wie wahrscheinlich es ist, dass konkrete Risiken eintreten und welche Konsequenzen dies mit sich bringen könnte. Dadurch ist es euch möglich, die identifizierten Risiken in eine Matrix einzuordnen, deren Achsen die Eintrittswahrscheinlichkeit und die schwere der Auswirkungen darstellen. Mit dieser Einordnung wisst ihr auf einen Blick: Jedes Risiko, das sich oben rechts einordnet, ist erhöhte Aufmerksamkeit wert.
Projektrisiken vermeiden
Sind die Risiken erst bekannt, könnt ihr auch bestimmen, wie ihr sie vermeidet: Euer Risikomanagement erfüllt entsprechend den Zweck, einem Ernstfall vorzubeugen. Mit den richtigen Präventionsmaßnahmen vermeidet ihr also den möglichen Risikoeintritt und mildert dessen Auswirkungen.
Gegenmaßnahmen bei Risikoeintritt einleiten
Obwohl die Risikovermeidung natürlich das Ziel eines guten Risikomanagements ist, kann der Eintritt von Risiken natürlich nicht vollständig ausgeschlossen werden. Deshalb lohnt es sich, den Fall eines Risikoeintritts mit möglichen Gegenmaßnahmen vorzubereiten.
Ein solcher Notfallplan ist – unabhängig davon, ob eine Risikoanalyse erfolgt ist oder nicht – ein gutes Mittel, um sich auf den immer möglichen Erstfall einzurichten. Im der Hektik eines eintretenden Notfalls können so die geplanten Maßnahmen ohne Verzögerung koordiniert aktiviert werden.
Es wird deutlich: Das Risikomanagement verursacht zwar vorab Mehrkosten, da die Organisation und Umsetzung der Risikoanalyse Zeit kostet und die Präventionsmaßnahmen gegebenenfalls finanzielle Ressourcen binden. Andererseits sichert ihr aber den Projekt Scope mit einem funktionierenden Risikomanagement gegen Unsicherheiten ab. Ob sich dieser Aufwand lohnt, entscheidet ihr unter Berücksichtigung des Risikosensibilität eures Projektes.
