"Vertrauen ist gut - Kontrolle ist besser" ... das "4-Augen-Prinzip" oder auch das Prinzip der "Gewaltenteilung" haben noch nie geschadet. Sowohl in der Demokratie als auch im Projektmanagement stellen sie einfach "Sicherungsmechanismen" bereit, die man nutzen sollte ;-)!
Was ist – und wie misst man die Projektqualität? Ohne konkrete Benennung von Qualitätsmerkmalen können diese sehr unterschiedlich ausfallen. Kriterien, die der eine als entscheidend ansieht, kann jemand anderes als völlig nebensächlich empfinden. Qualität liegt also oft im Auge des Betrachters. Gerade deshalb ist es die Aufgabe des Projektmanagers, auf ein stabiles Qualitätsmanagement im Projektmanagement zu achten. Ansonsten kann es passieren, dass die Erwartungen zwischen Projektteam und Kunden zu weit auseinander gehen und das Ergebnis für den Kunden nicht zufriedenstellend ist – obwohl ihr denkt, euch voll im Plan zu bewegen.
Schritt 1: Qualitätsmerkmale festlegen
Der erste Schritt hin zu einem ähnlichen Verständnis von Qualität auf allen Seiten ist die Bestimmung und Dokumentation von Qualitätsanforderungen – und zwar im Rahmen des Scope, also bereits im Auftragsklärungsprozess. Somit sollte das Qualitätsmanagement im Projektmanagement von Beginn an berücksichtigt werden. Um bei der Frage „Was ist Qualitätsmanagement“ nicht bei jedem Projekt von vorne anfangen zu müssen, gibt es für viele Branchen Normen, die die Grundlage für ein einheitliches Qualitätsverständnis bilden. Meist handelt es sich dabei um DIN-Normen, beispielsweise die DIN EN ISO 9001. Um in eurem Projekt Qualitätsmanagement zu betreiben, braucht es jedoch nicht immer direkt eine vergleichbar kostenintensive Zertifizierung. Manchmal bringen Projekte ohnehin so spezielle Anforderungen mit sich, dass die Qualitätserwartungen individuell beschrieben werden müssen. Grundsätzlich geht es in dieser Phase vorm Anfangszeitpunkt des Projekts darum, sich auf Qualitätsvorgaben zu einigen, diese festzuhalten und sicherzugehen, dass alle Beteiligten sie verstanden haben.
Schritt 2: Qualitätsvorgaben im Ablauf einhalten
Damit das Qualitätsmanagement vom Projektmanagement zuverlässig umgesetzt werden kann, braucht es regelmäßige Überprüfungen, ob die gewünschte Projektqualität bisher eingehalten wurde. Erfolgen diese Prüfungen zu spät im Zeitablauf, können entstandene Mängel unter Umständen nicht mehr rückgängig gemacht werden. Das liegt vor allem daran, dass die Projektkomplexität im Zeitablauf zunimmt und Qualitätsmängel häufig nicht mehr bis zum Ursprung zurückverfolgt werden kann. Dieses Problem könnt ihr umgehen, indem ihr die Anforderungen für einzelne Aktivitäten aufschreibt und beispielsweise in Form einer Checkliste an den zuständigen Projektmitarbeiter weitergebt. So sichert das Projektmanagement das Qualitätsmanagement auch im laufenden Prozess, indem der Projektmitarbeiter die Einhaltung Qualitätsanforderungen während der Arbeit bestätigt.
Schritt 3: Einhaltung sicherstellen
Wir kennen das alle: wenn wir schneller vorankommen wollen, kann es passieren, dass wir nicht alle Regeln und Vorgaben zu 100 Prozent einhalten. Weil das natürlich auch in der Projektarbeit vorkommen kann, ist es sinnvoll, ein 4-Augen-Prinzip einzuführen. Das bedeutet, dass nach kritischen Umsetzungsaktivitäten Qualitätsmanagement durchs Projektmanagement umgesetzt wird – indem ein Leistungsprüfer mit auf die erbrachte Leistung schaut und sicherstellt, dass die Checkliste der Qualitätsmerkmale eingehalten wurde.
Diese Meilensteine – auch Quality Gate genannt – entlasten den Projektmitarbeiter, da durch das 4-Augen-Prinzip in der Regel sichergestellt ist, dass alle definierten Qualitätskriterien eingehalten wurden. Richtig kommuniziert entsteht so ein gemeinsames Qualitätsverständnis zwischen Auftraggeber, Projektmanagement und Projektteam, das zum Endzeitpunkt des Projektes objektiv geprüft und bestätigt werden kann.