Kurzgefasst: Um zu vermeiden, dass Termine im Projektverlauf nicht eingehalten werden, eignet sich die Verfeinerung von Aktivitäten durch einen Meilensteinplan. Wie (und warum) das funktioniert, erfahrt ihr in diesem Beitrag.
Der klassische Projektablaufplan setzt sich aus allen notwendigen Aufgaben zusammen – auch Aktivitäten genannt. Jede dieser Aktivitäten hat natürlich einen Start- und Endtermin. Interessant ist dabei: In der Praxis spielt der Starttermin selten eine wirkliche Rolle. Ausschlaggebend für die am Projekt Beteiligten ist meist der Endtermin, denn zu diesem Zeitpunkt muss die Aufgabe spätestens erfüllt worden sein.
Ausschlaggebend ist meist nur der Endzeitpunkt einer Aktivität
Dabei hat sich das Projektmanagement bei der Planung der Zeiträume in der Regel ja etwas gedacht. Dennoch werden die Starttermine oft ignoriert. Wenn dann noch einer oder mehrere Projektmitarbeiter mit einem ausbaufähigen Zeitmanagement zu kämpfen haben, passiert das Unvermeidliche: Effektiv bleibt zu wenig Zeit, um eine Aktivität mit der gewünschten Qualität umzusetzen. Danach kommt oft die Einsicht: „Vermutlich hätten wir früher anfangen sollen.“
Die Einsicht kommt oft erst, wenn es zu spät ist
Stellt sich die Frage, was das Projektmanagement hätte anders machen können, um den Zeitplan durchzusetzen. Den Projektmitarbeitern ständig auf die Finger zu gucken ist selten die geeignete Variante. Stattdessen hat sich für uns das Setzen von Meilensteinen als eine sehr effektive Möglichkeit herausgestellt. Wie sieht so ein Meilensteinplan aus?
Grundsätzlich ist ein Meilenstein als ein Zeitpunkt im Projektverlauf zu verstehen. Da der Meilensteinplan den eigentlichen Projektablaufplan nur ergänzt, sind die Meilensteine selbst innerhalb der Aktivtäten anzusiedeln. Sie stellen wichtige Ergebnisschwellen und Zeitpunkte im Projektablauf dar. Dementsprechend sollten auch immer weniger Meilensteine als Aktivitäten geplant werden, damit der Meilensteinplan nicht seine Wirkung verliert.
Beispiele für den wirkungsvollen Einsatz von Meilensteinen könnten folgende Ereignisse sein:
- ein wichtiger Projektabschnitt oder Entscheidungspunkt im Projekt
- eine Abnahme oder Freigabe
- ein Prüfpunkt
Genau wie bei einer Aktivität gibt es einen Vorgänger und Nachfolger des Meilensteins. Der Unterschied zur Aktivität liegt darin, dass für den Meilenstein weder Ressourcen noch Leistungen geplant werden. Er dient lediglich allen Projektbeteiligten als eine Orientierung für ihre eigene Terminplanung im Rahmen der entsprechenden Aufgabe.
Darüber hinaus gibt es in der Meilensteinplanung nur zwei Werte: ERREICHT oder NICHT ERREICHT. Zwischenstadien wie BEGONNEN würden hier keinen Sinn ergeben, schließlich dient der Meilenstein als Unterstützung der eigentlichen, übergeordneten Aufgabe.
Keine Kompromisse in der Meilensteinplanung
Neben der Möglichkeit, die Projektmitarbeitenden anhand von Meilensteinen auf den geplanten Projektfortschritt hinweisen zu können, bietet die Meilensteinplanung zudem eine gute Möglichkeit, den Auftraggeber einzubinden. Fachlich muss der Auftraggeber nämlich nicht allzu tief einsteigen um zu verstehen, dass Meilensteine wie oben im Beispiel erreicht wurden oder überfällig sind – und was das für den weiteren Projektverlauf bedeutet.
Grundsätzlich ist es am besten, die Meilensteinplanung vom Beziehungsgeflecht der geplanten Aktivitäten abhängig zu machen. Dennoch: Wenn Freigabe-, Prüf- oder andere Termine feststehen, stellen sie natürlich automatisch Meilensteine dar. Letztendlich liegt es auch am Projektmanager, die erfahrungsgemäß kniffeligen Aufgaben und Teams zu identifizieren. Damit lassen sich Meilensteine gezielt dazu einsetzen, die Prozesse in der Terminplanung des Projektablaufs zu verbessern.
Ihr seht, mit der Meilensteinplanung erhaltet ihr eine wirkungsvolle Möglichkeit, den Ablaufs eures Projektes zu steuern, indem ihr den Projektmitarbeitern kleinteiligere Zwischenziele setzt.
In der Praxis gibt es leider immer zu wenig verfügbare Projektressourcen. Wird bei der Projektplanung zu DAUER-Aktivitäten gegriffen, so hat dieser Planungsansatz in der Regel nur auf Papier bestand. Hier sollte besser realistisch entlang der voraussichtlichen Leistung geplant werden. Mehr dazu im Beitrag „Arbeit vs. Dauer“.
Warum Meilensteine ?
Wozu wird ein Meilenstein benötigt? Zunächst stellt ein Meilenstein am Ende des Tages einen Zeitpunkt bzw. Termin im Projektverlauf dar. Das heißt jedoch nicht, dass nach jedem Aktivitätenende ein Meilenstein gesetzt werden sollte.
Das wäre überflüssig, weil jede Aktivität einen Endtermin auch ohne Meilenstein hat. Außerdem soll der Meilenstein einen außerordentlich wichtigen Termin repräsentieren. Damit er diese Funktion ausüben kann, sollten immer weniger Meilensteine als Aktivitäten geplant werden. Ansonsten gleicht der Projektplan einer Lichterkette, die besonders wichtige Projektabschnitte nicht mehr erkennen lässt. Ein Meilenstein wird genutzt, um z. B. einen wichtigen Projektabschnitt oder eine Projektphase zu kennzeichnen oder um einen Entscheidungspunkt im Projekt zu markieren. Es könnte sich um eine Abnahme oder eine Freigabe handeln oder um einen besonders wichtigen Prüfpunkt im Projekt.
All diese Ereignisse werden mit Meilensteinen gekennzeichnet. Meilensteine besitzen ebenso wie Aktivitäten Vor- und Nachgänger. Allerdings besteht ein Meilenstein ausschließlich aus einem Datum – also einem Termin. Ein Meilenstein besitzt weder geplante Leistung noch geplante Ressourcen. Man kann jedoch einen Hutträger für einen Meilenstein benennen und ihm Checklisten für die Abnahme oder Freigabe mit auf dem Weg geben.
Ein Meilenstein wird immer nur digital gesteuert. Er ist entweder ERREICHT oder NICHT ERREICHT. BEGONNEN oder FAST FERTIG, wie bei der Aktivität, gibt es nicht.
Meilensteine werden bei komplexen Projekten gern für die Einbindung von Teilprojektergebnissen in das Hauptprojekt genutzt. Zudem bieten sich die Meilensteine für die Kommunikation mit dem Auftraggeber an. Es muss fachlich nicht allzu tief in den Projektplan eingestiegen werden um zu verstehen, ob ein Meilenstein erreicht wurde oder ob dieser überfällig ist.
Ist der Termin eines Meilensteins vorgegeben, so wird er auch festgesetzt. Es ist jedoch grundsätzlich besser, die Meilensteine anhand der Vorgängerbeziehungen zu den fachlichen Aktivitäten zu bestimmen. Damit wird der Termin durch die vorliegenden Aufgaben bestimmt und zeigt bei Planungsänderungen auch eventuelle Abweichungen an. Diese Dynamik wird unter anderem für die Meilenstein-Trend-Analyse verwendet.