Wie sieht eine Projektplanung aus?
Ein beliebtes Verfahren, Dinge anzugehen, anstatt Projektpläne zu erstellen, ist »Trail and Error«. Vor allem bei der Erkundung von neu erworbenen Produkten wird ein Handbuch häufig nur im äußersten Notfall konsultiert. Dieses Vorgehen hat natürlich seine Tücken. Wird z. B. ein Fehler beim Aufbau eines Produktes zu spät bemerkt, so muss er zeitaufwendig wieder beseitigt werden. Eventuell wird dabei auch das Produkt selbst beschädigt. Projektplanung versucht im Vorfeld Probleme zu identifizieren und durch einen Projektplaner notwendige Zeiten und Kosten sowie Ressourcen festzulegen. Die Idee dahinter: Sollte es kompliziert werden, so sind frühere Eingriffe möglich und ein Notfallplan ist schnell zur Hand. Durch den Vorgang „Projektplan erstellen“ erhält man jedoch keine hellseherischen Fähigkeiten. Somit bleiben bestimmte Aspekte des Projektes trotz guter Projektplanung (Phasen) wahrscheinlich im Dunklen. Das liegt in der Natur der Dinge. Dennoch werden wichtige Erkenntnisse vor dem Start gewonnen. Projektplanung kann immer nur den Rahmen abbilden oder bildlich gesprochen »Wegbegrenzungen«. Die eigentliche Umsetzung fördert neue Erkenntnisse, die es nötig machen, den Project Plan oder die Projektplan Vorlage ggf. anzupassen. Dieser Regelprozess ist ein Schlüsselelement des Projektmanagements. Im Beitrag »Der Projektmanagement-Prozess« gibt es dazu weitere Erläuterungen. Es gilt die Projektplanung so aufzusetzen, dass sie hilfreiche »Grenzen« vorgibt, aber nicht lähmt. Zudem muss berücksichtigt werden, dass die Project Planung durch den Projekt Planer später regelmäßig aktualisiert werden muss. Wird durch den Projektmanager zu detailliert geplant, so kann die Projektsteuerung einen enormen Zeitaufwand nach sich ziehen. Projektpläne sollten nur die Arbeitspakete beinhalten, die später auch gesteuert werden können.
Was ist eine Planungspyramide?
Die Planungspyramide baut auf dem Fundament der Auftragsklärung auf. Hier ein Einblick in das Vorgehensmodell: Zunächst werden die Projektaufgaben (Projektmanagement-Aktivitäten) festgelegt. Das geschieht je nach Projektart in Form eines Brainstormings der Teammitglieder oder durch eine Bewertung der späteren Umsetzer. Im klassischen Projektmanagement wird hierbei die Methodik des Projektstrukturplans (PSP) genutzt. Der nächste Meilenstein skizziert den fachlichen Ablauf dieser Aktivitäten in Form des Projektablaufplans (PAP). Nun kann der wesentliche Terminplan für das Projektmanagement ermittelt werden. Die Terminplanung für das Projektmanagement geht einher mit der Ressourcenplanung. Die Kosten- und Investitionsplanung schließen den Prozess ab.
Wie bereits im Beitrag »Die Auftragsklärung« erläutert, muss diese Pyramide mehrmals durchlaufen werden. Initial aber auf jeden Fall BEVOR das Projekt beauftragt wird, damit alle Parteien eine Vorstellung vom Umfang des Projektes haben und niemand später in der Umsetzung eine böse Überraschung erfährt. Wie genau die einzelnen Stufen der Planungspyramide erklommen werden bzw. um welche Vorgänge es sich handelt, erzählen die kommenden Beiträge.
